Якщо Ваша компанія/виробничі потужності опинились в зоні бойових дій або зупинена робота компанії Вам необхідно:
І.
за можливості провести релокацію бізнесу. Детальніше тут.
ІІ.
правильно оформити взаємовідносини з працівниками під час воєнного стану. Можливим є один з таких варіантів або комбінація цих варіантів за наявності різних структурних підрозділів:
1) у працівників, які мають невикористанні відпустки (щорічна, соціальна, без збереження з/п) – оформлюємо відповідні накази у порядку, визначеному законодавством (ст. ст. 25, 26 Закону України "Про відпустки"). Приклад заяви від працівника тут та проєкти наказів підприємства тут;
2) готуєте Акт простою, в якому необхідно зафіксувати обставини, в наслідок яких виник простій, дату виникнення простою тощо та підписуєте наказ на простій підприємства (термін до одного місяця); відправляєте Наказ усім працівникам (електронною поштою, смс-повідомленням або іншим можливим шляхом (можливе з 25.03.2022)). Проте, рекомендуємо, щоб працівники підписали наказ, що вони ознайомлені або, направили електронну пошту, що отримали та ознайомлені з наказом. З ким немає зв’язку — табелюємо "НЗ" або "і". При простою нараховується не менше 2/3 від ставки. Приклад Наказу тут.
Відповідно до статті 34 Кодексу законів про працю України (надалі - КЗпП), простій – це зупинення роботи, викликане відсутністю організаційних або технічних умов, необхідних для виконання роботи, невідворотною силою або іншими обставинами.
У разі простою працівники можуть бути переведені за їх згодою з урахуванням спеціальності і кваліфікації на іншу роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації на весь час простою або на інше підприємство, в установу, організацію, але в тій самій місцевості на строк до одного місяця.
Відповідно до статті 113 КЗпП про початок простою, крім простою структурного підрозділу чи всього підприємства, працівник повинен попередити власника або уповноважений ним орган чи бригадира, майстра або посадових осіб.
У випадку виникнення простою не з вини працівника доцільно оформити:
– акт простою.
– наказ власника або уповноваженого ним органу, який міститиме перелік структурних підрозділів, на які поширюється простій, у випадку, якщо простій не поширюватиметься на все підприємство, а також дату початку та, за можливості, дату закінчення простою або ж подію, з якою пов'язане закінчення простою.
Якщо простій має цілодобовий (тижневий) характер, власник або уповноважений ним орган повинен у наказі обумовити необхідність присутності або відсутності працівника на роботі.
Згідно з вимогами статті 113 КЗпП час простою не з вини працівника, в тому числі на період оголошення карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України, оплачується з розрахунку не нижче від двох третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу).
При цьому, доплата до рівня мінімальної зарплати при простої не здійснюється (роз'яснення Мінсоцполітики деяких питань оплати праці на виконання Закону України від 06.12.2016 р. №1774-VIII "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України").
Слід зауважити, що відповідно до статті 98 КЗпП, статті 8, 13 Закону оплата праці працівників установ і організацій, що фінансуються з бюджету, здійснюється на підставі актів Кабінету Міністрів України в межах бюджетних асигнувань.
Обсяги витрат на оплату праці працівників установ і організацій, що фінансуються з бюджету, затверджуються одночасно з бюджетом;
3) всім працівникам, які можуть працювати і вони потрібні – направляємо наказ на переведення на дистанційну роботу (приклад Наказу тут).
Якщо специфіка виконання роботи передбачає можливість її здійснення віддалено, за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій, роботодавцю доцільно прийняти рішення про переведення працівника на дистанційну роботу.
Відповідно до частини першої статті 602 КЗпП дистанційна робота – це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією власника або уповноваженого ним органу, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.
Згідно з пунктом 61 частини першої статті 24 КЗпП трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі. Додержання письмової форми є обов'язковим при укладенні трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу.
Типова форма трудового договору про дистанційну роботу затверджена наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 5 травня 2021 року № 913-21 "Про затвердження типових форм трудових договорів про надомну та дистанційну роботу".
Водночас згідно з частиною одинадцятою статті 602 КЗпП на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством, та/або у разі виникнення загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру дистанційна робота може запроваджуватися наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу без обов'язкового укладення трудового договору про дистанційну роботу в письмовій формі. З таким наказом (розпорядженням) працівник ознайомлюється протягом двох днів з дня його прийняття, але до запровадження дистанційної роботи. У такому разі норми частини третьої статті 32 цього Кодексу не застосовуються.
Варто врахувати, що в умовах воєнних дій можливі відключення комунікацій, які дозволяють виконання дистанційної роботи – електроенергія та мережа Інтернет.
Неможливість виконання працівником дистанційної роботи у зв'язку з відсутністю відповідних комунікацій, на нашу думку, не можуть розглядатися як порушення трудової дисципліни.
Якщо трудовий договір про дистанційну не укладався, а працівника було переведено на дистанційну роботу наказом роботодавця, рекомендуємо з метою належної організації виконання дистанційної роботи, ознайомлення працівника з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, дорученнями, завданнями та іншими документами роботодавця заздалегідь домовитися про комунікацію та взаємодію між сторонами під час виконання дистанційної роботи:
– визначити засоби електронного зв'язку, наприклад електронна пошта, номер телефону, мобільний додаток тощо);
– умови звітності працівника про виконану роботу (якщо це необхідно);
– умови повідомлення працівником про виникнення ситуацій, що унеможливлюють належне виконання дистанційної роботи
– інші умови щодо комунікації та взаємодії сторін.
Звертаємо увагу, що загальна тривалість робочого часу не може перевищувати норм, передбачених статтями 50 і 51 КЗпП, а працівнику, який виконує дистанційну роботу, гарантується період вільного часу для відпочинку (період відключення), під час якого працівник може переривати будь-який інформаційно-телекомунікаційний зв'язок з власником або уповноваженим ним органом, і це не вважається порушенням умов трудового договору або трудової дисципліни. Період вільного часу для відпочинку (період відключення) визначається у трудовому договорі про дистанційну роботу.
За можливості може бути запроваджено також гнучкий режим робочого часу та надомну роботу (стаття 60, 60-1 КЗпП).
Звертаємо Вашу увагу, що працівника, який не з'являється на роботі внаслідок обставин, пов'язаних з бойовими діями, направити "заднім числом" у відпустку, в т.ч. карантинну не можна.
Працівники, які не виходять на роботу внаслідок ведення воєнних дій та пов'язаних з ними обставин, не можуть бути звільнені за пунктом 4 частини першої статті 40 Кодексу законів про працю України за підставою "прогул".
Зазначене обумовлено необхідністю збереження життя та здоров'я таких працівників та їх сімей і вважається як відсутність на роботі з поважних причин. Якщо не було оголошено простою, у такому випадку за працівниками зберігаються робоче місце, посада та оклад згідно з штатним розкладом.
Всі працівники, які оформлені в територіальній обороні (надалі – ТО), Збройних Силах України (надалі – ЗСУ) – не можуть бути звільнені, переведені на дистанційну роботу і т.п. – за ними зберігається посада, робоче місце та оклад згідно зі штатним розкладом. Для підтвердження, що дана особа оформлена в ТО або ЗСУ вона повинна надати підтверджуючі документи зараз або після припинення воєнного стану. У разі неможливості надання підтверджуючих документів зараз, нехай напише Вам листа з наданням інформації, щодо особи, яка перебуває в ТО або ЗСУ;
4) якщо підприємство не може працювати та виплачувати заробітну плату, можна з 25.03.2022 оформити призупинення трудової діяльності (приклад Наказу тут);
5) якщо підприємство працює, але працівники не мають можливості виконати встановлену норму робочого часу, необхідно прийняти Наказ щодо внесення змін до графіка роботи працівників (приклад тут). Підставою для цього є стаття 3 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», яка передбачає, що працівників можна попередити про зміну істотних умов праці відразу після ухвалення роботодавцем відповідного рішення про таку зміну, але не пізніше за допуск до роботи зі зміненими умовами праці.
ІІІ.
Бронювання працівників.
Якщо Ваша компанія працює, пропонуємо направити на визначену електронну адресу лист-звернення у міністерство, яке відповідає за Вашу галузь, з переліком осіб, яких Ви хочете забронювати на період воєнного стану (бронюють до 6 місяців). Приклад листа-звернення та таблиці до нього тут. Детальніше також тут.
ІV.
Якщо виробничі потужності втрачено внаслідок бойових дій, пропонуємо зафіксувати збитки (скласти Акти, провести фото та відеозйомку). Детальніше про порядок фіксування тут.
Щоб інформація про ваші збитки не загубилася, рекомендуємо внести її до опитувальника в рамках проєкту DAMAGED.IN UA
V.
Оформити кредит для поповнення оборотних коштів за програмою "Доступні кредити 5-7-9%". Детальніше тут.
Окремо виділяємо всі використані у матеріалі шаблони документів:
Заява від працівника про невикористану відпустку та проєкт наказів підприємства про надання відпустки;
Приклад Наказу про простій;
Наказ про переведення та зміну істотних умов праці в умовах воєнного часу;
Наказ на переведення на дистанційну роботу;
Наказ про призупинення трудової діяльності;
Приклад Наказу щодо внесення змін до графіка роботи працівників;
Приклад листа-звернення про бронювання працівників та таблиці до нього.