Для оновлення відомостей про кінцевих бенефіціарних власників юридичної особи, які містяться у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, слід надати державному реєстратору такі документи:
1) підписана і подана керівником юридичної особи заява щодо оновлення відомостей про кінцевих бенефіціарних власників (реєстраційна картка форми №2, затверджена наказом Міністерства юстиції України №3268/5 від 18.11.2016);
2) схематичне зображення структури власності (за формою згідно з наказом Міністерства фінансів України №163 від 19.03.2021);
3) нотаріально засвідчена копія паспортного документа, що посвідчує особу, яка є кінцевим бенефіціарним власником юридичної особи (цей пункт актуальний для будь-якої фізичної особи-нерезидента, а також для фізичної особи-резидента, якщо її паспортний документ був оформлений без застосування засобів Єдиного державного демографічного реєстру)
4) витяг, виписка або інший документ з торговельного, банківського, судового реєстру тощо, що підтверджує реєстрацію юридичної особи-нерезидента у країні її місцезнаходження (якщо засновником української юридичної особи є юридична особа-нерезидент).
Згідно з вимогами чинного законодавства це необхідно було зробити до 11.07.2022 (за порушення цього строку передбачалася адміністративна відповідальність – штраф щодо керівника юридичної особи 17 000 – 51 000 грн).
Однак внаслідок наступного запровадження змін, що стосуються цього порядку, строк подання вищезазначених документів встановлено з моменту припинення воєнного стану до спливу 3 місяців з моменту його припинення.
При цьому адміністративна відповідальність не настає у разі своєчасного подання документів у межах такого граничного строку.
Водночас допускається подання документів для оновлення відомостей уже зараз, навіть до припинення воєнного стану (якщо для цього наявна фізична можливість здійснення відповідних дій).
Міністерством юстиції України у листі від 09.06.2022 висловлена позиція, що після завершення процедури оновлення відомостей про бенефіціарів виникає обов’язок із 2023 р. щорічно підтверджувати ці відомості шляхом подання державному реєстратору документів згідно з пунктами 2, 3, 4 вищенаведеного переліку плюс заяви про підтвердження відомостей (реєстраційна картка форми №6, затверджена наказом Міністерства юстиції України №3268/5 від 18.11.2016).
Підтвердження слід здійснювати щороку протягом 14 календарних днів з моменту настання дати (дня і місяця) державної реєстрації юридичної особи.